Current Approaches in Information and Records Management Technology in the 100th Anniversary of the Republic

EnglishTürkçe

CHAPTER


DOI :10.26650/B/SS53.2024.015.23   IUP :10.26650/B/SS53.2024.015.23    Full Text (PDF)

Features of Functional File Plan: A Literature-Based Review

Niyazi Çiçek

Regardless of the paper or electronic carrier medium, a classification system known as a file plan should be used in the business of any corporate records. The functionality of file plans is one of the basic criteria in electronic records management systems. However, it has been observed that some plans are far from this functionality in the field. One of the main reasons for this situation is the lack of professionals who can manage the file plans at the institution level. The lack of knowledge and records management graduates specialized in this field is one of the main problems in the management of the plan. These plans are unowned in most organizations. It is unclear who is responsible. Even if a unit such as the strategy development directorate is assigned, it is not taken care of very much. This negative situation brings with it problems such as not making necessary updates in a timely manner, not maintaining flexibility, not reflecting functions correctly, not having sufficient definition levels and not observing the records hierarchy. The indifference of organizations to the erroneous implementation of the plan seems to be a factor in not overcoming these difficulties. This article has been written in the light of both the data compiled from the literature and the analysis of the difficulties encountered during the observations made in different advice. The purpose of the article is to provide recommendations for a functional file plan requirement.


Keywords: Electronic records, file plan, functional file plan, records hierarchy
DOI :10.26650/B/SS53.2024.015.23   IUP :10.26650/B/SS53.2024.015.23    Full Text (PDF)

Fonksiyonel Dosya Planının Nitelikleri: Literatüre Dayalı Bir İnceleme

Niyazi Çiçek

Taşıyıcı ortam -kâğıt veya elektronik- ne olursa olsun her türlü kurumsal belgenin düzenlenmesinde dosya planı adıyla bilinen bir sınıflandırma sisteminin kullanılması esastır. Plan elektronik belge yönetimi sistemlerinde de temel kriterlerinden biridir. Dosya planlarının fonksiyonel olması işlevsellik bakımından birinci önceliklerdendir. Ancak sahada yapılan gözlemler sırasında bazı örgütlerdeki planların bu fonksiyonellikten uzak olduğu görülmüştür. Bu durumun temel sebeplerinden biri, dosya planlarını kurum düzeyinde yönetebilecek meslek profesyonellerinin olmamasıdır. Bu alanda uzmanlaşmış bilgi ve belge yönetimi mezunlarının bulunmaması, planın yönetilmesinde yaşanan başlıca problemlerden biridir. Bu planlar çoğu örgütte sahipsizdir. Kimin sorumlu olduğu yeteri kadar açık değildir. Görev, strateji geliştirme müdürlüğü gibi bir birime verilse de genellikle sahip çıkılmadığı gözlenmektedir. Bu olumsuz durum, gerekli güncellemelerin zamanında yapılamaması, esnekliğin korunamaması, kurumsal fonksiyonların doğru yansıtılamaması, tanımlama seviyelerinin yeterli olmaması ve belge hiyerarşisinin gözetilmemesi gibi problemleri de beraberinde getirmektedir. Planın hatalı uygulanmasına idarecilerin kayıtsız kalmaları da bu güçlüklerin çözülmeden devam etmesinde bir etken olarak gözükmektedir. Bu makale literatürden derlenen veriler ışığında kaleme alınmıştır. Farklı örgütlerde yapılan gözlemler sırasında karşılaşılan güçlükler de değerlendirilmiştir. Makalenin amacı, adı geçen güçlükleri aşmak için fonksiyonel bir dosya planının sahip olması gereken özellikleri izah edip öneriler sunmaktır.


Keywords: Elektronik belge, dosya planı, fonksiyonel dosya planı, belge hiyerarşisi

References

  • A Federal Records Management Glossary, (2nd ed.). (1993). Washington, DC: National Archives and Records Administration. google scholar
  • Arıcı, G. ve Kandur, H. (2016). Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) Yazılımlarının Geliştirilmesinin Kurumsal Karar Destek Sistemleri (KDS) İçin Önemi”, Fahrettin Özdemirci vd. (Ed.). e-Beyas 2015 Sempozyumu Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi, 21-22 Ekim 2015, Ankara, Ankara Üniversitesi. google scholar
  • Arşivcilik Terimleri Sözlüğü: Almanca, İngilizce, Franszca, İtalyanca, Hollandaca, Rusca ve Ipanyolca Karşılıklarıyla = Dictionary of Archival Terminology: With Equivalents in German, English, French, Italian, Dutch, Russian and Spanish. (1995). Türkçe Hazırlayan ve Genişleten: Bekir Kemal Ataman, İstanbul: Librarie de Pera. google scholar
  • Ataşehir Belediyesi Belge Yönetimi Elkitabı, (yayımlanmamış elkitabı), İstanbul: Belediye, 2012. google scholar
  • Bilgi Edinme Kanunu, Sayı: 4982, RG, s. 25269, t. 24.10.2003. google scholar
  • BS ISO 15489-1 (2016) Information and Documentation-Records Management, Part 1: Concepts and Prin-ciples, ISO. google scholar
  • Çiçek, N. (2007). “Dosya Planlarında Fonksiyonun Gücü”, Serap Kurbanoğlu, Yaşar Tonta, Umut Al (Yay. Haz.). Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu 24-26 Ekim 2007, Ankara Bildiriler içinde (ss. 235-244). Ankara: Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü. google scholar
  • Desimal Sisteme Göre Dosya Usulü ve Tatbikatına Dair Dosya Yönetmeliği, Ankara: Başbakanlık, 1976. google scholar
  • Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). 5 Ekim 2007 tarihinde http://www.devletarsivleri. gov. tr/ Arsivmevzuati/ adresinden erişildi. google scholar
  • Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, RG (Resmî Gazete), s. 30922, t. 18.10.2019. google scholar
  • Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. (2018). Sayı 11, RG, s. 30480, t. 16.07.2018) http://www. devletarsivleri. gov.tr/varliklar/dosyalar/mevzuat/19.5.11.pdf (10.23.2021). google scholar
  • Dewey, M. (1993). Dewey Onlu Sınıflandırma ve Bağıntılı Dizin: 20.Basımın Türkçe Çeviri ve Uygulaması, Ed. Uğur Okuman, Çev. F. Nil Ayhan, Ankara: Milli Kütüphane. google scholar
  • Duyvis, F. D. (1928). “Arşivlerde Usul ve Kaide”. İstanbul Şehremaneti Mecmuası, 46, 627-634. google scholar
  • Engin, B. (1962). “Alman Belediyeleri Teşkilatının ve Dosya Usulünün Desimâl Sisteme İntibakı”. İdare Dergisi, 32(276), 51-54. google scholar
  • Foscarini, F. (2009). Function-Based Records Classification Systems. An Exploratory Study Of Records Mana-gement Practices in Central Banks, (Doktora Tezi). The Faculty of Graduate Studies (Library, Archival And Information Studies) The University of British Columbıa (Vancouver-Canada). google scholar
  • Gunnlaugsdottir, J. (2012). “Functional Classification Scheme for Records - FCS: A Way to Chart Documented Knowledge in Organizations.” Records Management Journal, 22, 116-129. google scholar
  • Hackie, B. (2008). Keeping Archives, Australian Society of Archivists Incorporated. google scholar
  • ISO 15489. (2016). Information and Documentation —Records Management —Part 1: Concepts and Principles, ISO. google scholar
  • Kandur, H. (1998). Belediyelerde Arşiv Yönetimi, İstanbul: REMAK. google scholar
  • Kandur, H. (2006). Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (V.2.0) (Gözden geçirilmiş 2.bs.). İstanbul: Devler Arşivleri Genel Müdürlüğü. google scholar
  • Keskin, İ. ve Sümbül, S. (2020). “Celal Esad’a (Celal Esat Arseven) Göre Osmanlı Dönemi Belediyelerinde Arşiv Çalışmaları: İstanbul (Şehremaneti) Örneği”, Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 14, 1-41. google scholar
  • Michetti, G., Prom, C., Parce-Moses, R. ve Timms, K. (2019). “Role and Meaning of Arrangement and Descrip-tion in the Digital Environment, Intellectual Control”, Luciana Duranti ve Corinne Rogers (Ed.). Trusting Records in the Cloud, içinde (ss. 158-159). Londra [Birleşik Krallık], Facet Publishing. google scholar
  • Mokhtar, U. A. ve Yusof, Z. M. (2017). Records Classification: Cencepts, Principles and Methods, Chandos Publishing. google scholar
  • National Archives of Australia. (2003). Overview of Classification Tools for Records Management, (July 2003), Commonwealth of Australia. https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2019 10/ classifcation-tools.pdf google scholar
  • Packalen, S. (2015). “Fonctional Classification: Record-Keeping Professionals’ Difficulties and Their Handling in Maintenance and Use of FC in Finnish Organisations”, Records Management Journal, 25(2), 166-182. google scholar
  • Sağlık, Ö. (2021). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamaları Işığında E-İmzalı Belgelerin Delil Değerinin Arşivsel Güvenilirlik Açısından İncelenmesi, (Doktora Tezi). İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, İstanbul. google scholar
  • Saklama Süreli Standart Dosya Planı. (2010). Ankara: YÖK. google scholar
  • Sancaktepe Belediyesi Standart Dosya Planı Elkitabı. (2011). (Yayımlanmamış el kitabı), İstanbul: Belediye. google scholar
  • Smith, K. (2007). Planning Implementing Electronic Records Management: A Practical Guide, London: Facet Publishing. google scholar
  • Standart Dosya Planı Açıklama ve Kuralları. (2009) (2005/7 Sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi’nin 2009 yılı güncelleme versiyonu), Devlet Arşivleri Başkanlığı, https://www. devletarsivleri. gov.tr/ Sayfalar/ Sayfa. aspx? icerik= 20&h= EC4EE38996FE1DD2 D040D483800B 793116ED6F1FD 94ED1E517 B581 F5 E16 F395B (12.06.2022). google scholar
  • Standart Dosya Planıyla ilgili 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi. (2005). 6 Aralık 2005 tarihinde http://www. devletarsivleri. gov.tr/02005-0320-03802.pdf adresinden erişildi google scholar
  • Taylor, A.G. (1999). The Organizaton of Information, Englewood: Libraries Unlimited. google scholar
  • Tonta, Y. (2012). “Bilgi Sınıflama, Bilgi Düzenleme ve Bilgi Erişim” Özgür Külcü, Tolga Çakmak ve Nevzat Özel (Haz.) Prof. Dr. Gülbin Baydur’a Armağan, içinde (ss. 155-172). Ankara: Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü. google scholar
  • Trusting Records in the Cloud. (2019). Ed. Luciana Duranti ve Corinne Rogers, Londra [Birleşik Krallık], Facet Publishing. google scholar
  • TS 13298. (2015). Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı, Ankara: TSE. google scholar
  • TS ISO 15489-2. (2007). Bilgi ve Dokümantasyon-Belge Yönetimi, Ankara: TSE. google scholar
  • Tuzla Belediyesi Belge Yönetimi Elkitabı. (2015). (Yayımlanmamış elkitabı), İstanbul: Belediye. google scholar
  • Xie, S. (2015). “Functional Analysis”, Luciana Duranti ve Patricia C.Franks (Ed.). Encyclopedia of Archival Science, içinde (ss. 218-222). Lahnam: Rowman and Littlefield. google scholar
  • Yalçınkaya, B. (2014). E-Devlet Üstveri Standardının Oluşturulması ve Türkiye için Modellenmesi (Doktora Tezi) Marmara Üniversitesi, Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü, Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı. google scholar
  • Yılmaz Şenturk, E. (2022). “Avrupa’da Tasnif Sistemlerine Dair Gelişmelerin Türk Arşivcilik Tarihine Etkisi”, Türk Kütüphaneciliği, 36(1), 90-119. google scholar
  • Zülüflü, H. (2010). Mahalli İdareler Standart Dosya Planı, Ankara: Ankara Yayınevi. google scholar


SHARE




Istanbul University Press aims to contribute to the dissemination of ever growing scientific knowledge through publication of high quality scientific journals and books in accordance with the international publishing standards and ethics. Istanbul University Press follows an open access, non-commercial, scholarly publishing.