Current Approaches in Information and Records Management Technology in the 100th Anniversary of the Republic
Budget Approaches for Libraries
Güssün Güneş, Abdullah BirinciThe speed of today’s technology is significantly impacting libraries and information and documentation centers, which are social institutions, in terms of transformation. The opportunities presented by rapidly evolving information and communication technologies, along with the information requirements of the new generation, have led to a comprehensive transformation process in the personnel, operational processes, and technological infrastructure of these institutions, all aimed at providing more effective and efficient services. This process represents a necessary step in enhancing user satisfaction and meeting evolving needs. The digital transformation occurring in libraries cannot be explained solely by the influence of a few technological factors and involves a much more complex information management structure. With advancements in technology in the production, provision, delivery, and preservation of information, various formats of information resources have found their place in the library collections. Libraries have rapidly adapted to technological transformations, enriching their collections in terms of both technological access and diversity of information resources, which they offer to users. For these resources to be effectively managed, libraries require budget allocations of considerable significance. Budget management in libraries is one of the most critical factors for sustainable service provision since both the library itself and its components depend on the budget provided for sustainability. Thus, establishing systematic and long-term library budget management and sustaining this budget is of vital importance for libraries. The budget issues in libraries are not solely due to insufficient budget allocations; they also require monitoring performance criteria related to the distribution and utilization of allocated resources instead of traditional approaches. The use of formulas incorporating budget performance criteria, as opposed to traditional methods, aims to make libraries more flexible in alignment with budget strategic goals and in providing and using resources effectively. Therefore, scientific studies are conducted on the proper budget allocation and management in terms of selecting, providing, and delivering the right information resources to the library collections. This scientific study aims to provide an academic evaluation of budget management in libraries by examining budget processes such as collection development, budget management, planning, evaluation, and return on investment from the perspective of resource management in libraries. Within the scope of the study, practices across university libraries in Türkiye, financial challenges, the impact of pandemics and natural disasters on library budgets, as well as publication acquisitions and expenditures, including publication budget items, have been scrutinized.
Kütüphaneler İçin Bütçe Yaklaşımları
Güssün Güneş, Abdullah BirinciGünümüzün teknoloji hızı, toplumsal bir kurum olan kütüphaneleri, bilgi ve dokümantasyon merkezlerini dönüşüm açısından önemli ölçüde etkilemektedir. Hızla değişen bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunmuş olduğu fırsatlar ve yeni nesil bilgi gereksinimleri, kurumların daha etkin ve verimli hizmet sunma amacıyla personel, iş süreçleri ve teknolojik altyapılarında kapsamlı bir dönüşüm sürecini yaratmıştır. Bu süreç, kullanıcı memnuniyetini artırmak ve gereksinimlere cevap verebilmek için gerçekleşmesi gereken bir adımdır. Kütüphanelerde yaşanan dijital dönüşüm, sadece birkaç teknolojik unsurun etkisiyle açıklanamaz ve çok daha karmaşık bir bilgi yönetim yapısını içermektedir. Bilginin üretilmesi, sağlanması, kullanıcılara ulaştırılması ve koruma sürecinde teknolojinin ilerlemesiyle farklı formatlarda bilgi kaynakları kütüphane koleksiyonlarında yerini almıştır. Kütüphaneler, teknolojik dönüşümlere hızla ayak uydurarak hem teknolojik erişim hem de bilgi kaynağı çeşitliliği açısından zenginleşen koleksiyonları kullanıcılarına sunmuştur. Bu kaynakların dermeye katılabilmesi için kütüphanelerin rakamsal değeri azımsanmayacak kadar önemli bütçe ödeneklerine ihtiyaç duymaktadır. Kütüphanelerde bütçe yönetimi, kütüphanelerin sürdürülebilir hizmet sunmasının en önemli faktörlerinden biridir. Çünkü hem kütüphanenin kendisi hem de kütüphaneyi oluşturan bileşenlerin devamı sürdürülebilirlik açısından sağlanan ya da elde edilen bu bütçeye bağlıdır. Bu nedenle, sistematik ve uzun vadeli kütüphane bütçe yönetimi oluşturmak ve bu bütçeyi sürdürmek, kütüphaneler için hayati bir öneme sahiptir. Kütüphanelerin bütçe sorunları, sadece yetersiz bütçe tahsisinden kaynaklanmamakta, aynı zamanda tahsis edilen kaynağın dağıtımı ve kullanımıyla ilgili performans ölçütlerini takibini gerektirmektedir. Geleneksel yaklaşımlar yerine, bütçe performans kriterlerini içeren formüllerin kullanılması, kütüphanelerin bütçe stratejik hedefleriyle uyumlu ve kaynaklarını sağlama ve kullanma konusunda esnek olmalarını hedeflenir. Bu nedenle, koleksiyonlara doğru bilgi kaynaklarının seçimi, sağlanması ve hizmete sunumu konusunda doğru bütçe kullanımı ve yatırımın yönetimi konusunda bilimsel çalışmalar yapılmaktadır. Bu akademik çalışma, kütüphanelerde kaynak yönetimi perspektifinden koleksiyon geliştirme, bütçe yönetimi, planlama, değerlendirme ve yatırımın geri dönüşü gibi bütçe süreçlerini inceleyerek kütüphanelerde bütçe yönetimi konusunda akademik bir değerlendirme sunmayı hedeflemektedir. Çalışma kapsamında, Türkiye’deki üniversite kütüphaneleri genelinde uygulamalar, mali sorunlar, pandemi ve doğal afetlerin kütüphane bütçelerine olan etkileri, yayın alımları ve harcamaları ile yayın bütçe kalemleri incelenmiştir.
