Current Approaches in Information and Records Management Technology in the 100th Anniversary of the Republic
Electronic Resource and Budget Management Systems in University Libraries
Ahmet Faruk Bilgen, Güssün GüneşNowadays library collections generally consist of printed, audiovisual, and electronic resources. In the last twenty years, the rapid transformation in information technologies and the new opportunities presented to libraries have led to a fundamental shift towards electronic resources and brought about changes in library collections. This transformation, accompanied by the increasing digitization and widespread use of digital resources in libraries, has made collection management more complex for librarians and information managers. The different applications and service approaches required for electronic resources compared to printed and audiovisual collections also support this transformation. Library acquisition processes involve activities such as resource selection, acquisition, budget management, and making resources available to the users. Managing these processes enables librarians to effectively provide information resources and respond promptly to users’ needs. Libraries must assess resources at regular intervals and engage in short, medium, and long-term institutional planning to adapt to rapidly changing technology and the information structures. The Electronic Resource Management System (ERMS) plays a crucial role as a decision support system for the libraries, library managers, and electronic resource librarians in resource selection, management, evaluation, and decision-making processes related to electronic resources’ budget. ERMS provides software tools for statistical analysis of electronic information sources and cost-effectiveness analysis for the budget process. These tools enable library managers and electronic resource librarians to make informed decisions in resource management and budget processes. Electronic resource management systems aim to effectively manage all acquisition processes related to the electronic resources subscribed or owned by libraries. ERMS supports library collection management and the efficient use of electronic resources, empowering library managers and electronic resource librarians in their decision-making processes. This academic study aims to present an evaluation of the relationships between Electronic Resource Management Systems, which serve as crucial software tools for university the libraries for the university libraries, their managers, and electronic resource librarians in the collection provision and service processes, and the budget management processes of libraries.
Üniversite Kütüphanelerinde Elektronik Kaynak ve Bütçe Yönetim Sistemleri
Ahmet Faruk Bilgen, Güssün GüneşGünümüzde kütüphane koleksiyonları genellikle basılı, görsel-işitsel ve elektronik kaynaklardan oluşmaktadır. Son yirmi yılda, bilgi teknolojilerindeki hızlı dönüşüm ve kütüphanelere sunulan yeni olanaklar, koleksiyonların temelde elektronik kaynaklara yönelik bir eğilim oluşmasına ve kütüphanelerde değişim yaşanmasına neden olmuştur. Bu dönüşüm, kütüphanelerde dijital kaynakların sayısal olarak artışı ve kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte, kütüphaneciler ve belge yöneticileri için koleksiyon yönetimini daha karmaşık hale getirmiştir. Elektronik kaynakların basılı ve görsel koleksiyonlara göre farklı uygulamalar ve hizmet yaklaşımları gerektirmesi bu değişimi de desteklemektedir. Kütüphanelerde sağlama süreçleri, kaynakların seçimi, temini, bütçe yönetimi ve kullanıma sunulması gibi iş süreçlerini içermektedir. Bu süreçlerin yönetimi, kütüphanecilerin etkin bir şekilde bilgi kaynaklarını sağlamasını ve kullanıcıların ihtiyaçlarına hızlı karşılık vermesini sağlar. Kütüphaneler, bu hızla değişen teknoloji ve bilgi yapılarına uyum sağlayabilmek için düzenli aralıklarla kaynakları değerlendirmeli ve kısa, orta ve uzun vadeli kurumsal planlamalar yapmalıdır. Kütüphaneler için Elektronik Kaynak Yönetim Sistemi (EKYS), elektronik kaynakların seçimi, yönetimi, kullanımının değerlendirilmesi ve karar verme süreçlerinde kütüphanelere, kütüphane yöneticilerine ve elektronik kaynak kütüphanecilerine bütçe yönetiminde karar destek sistemi olarak önemli bir rol oynamaktadır. EKYS, kütüphanelere elektronik bilgi kaynaklarına yönelik istatistiksel, maliyet-etkinlik ve verimlilik analizleri yapabilme imkânı sağlayan yazılımsal araçlar sunmaktadır. Bu araçlar, kütüphane yöneticileri ve elektronik kaynak kütüphanecileri, kaynak yönetimi ve bütçe süreçlerinde daha bilinçli kararlar almasını sağlar. Elektronik kaynak yönetim sistemleri, kütüphanelerin abone olduğu veya sahip olduğu elektronik kaynaklarla ilgili tüm sağlama süreçlerini etkin bir şekilde yönetmeyi hedefler. EKYS, kütüphanelerin koleksiyon yönetimine ve elektronik kaynakların etkin kullanımına destek olurken, kütüphane yöneticilerinin ve elektronik kaynak kütüphanecilerinin karar verme süreçlerinde kullanmaları gereken sistemlerdir. Bu akademik çalışmada, üniversite kütüphanelerine, yöneticilerine, elektronik kaynaklar kütüphanecilerine koleksiyonun sağlama ve hizmete sunma süreçlerinde önemli bir yazılımsal araç olan Elektronik Kaynak Yönetim Sistemleri ile kütüphaneler için bütçe yönetim süreçleri arasındaki ilişkiler incelenerek akademik bir değerlendirme sunulması amaçlanmıştır.
